Dalam pembuatan event, pendanaan mungkin adalah aspek mendasar lain setelah konsep. Jika konsep sudah sangat bagus dan panitia sudah sangat siap namun dana yang dibutuhkan tidak ada, pada akhirnya akan berantakan juga. Ujung-ujungnya panitia sendiri yang akan merogoh kantong dalam-dalam untuk menutup biaya. Mungkin ini masih bisa jadi alternatif solusi bagi event yang hanya butuh 1-2 juta. Namun, bagaimana jika dana yang dibutuhkan lebih dari 10 juta? Kalau sudah seperti ini sponsor-lah yang paling jadi andalan. Nah pertanyaannya, gimana cara dapat sponsor?
Berikut kami bagikan beberapa tips meraup dana melalui sponsorship:
1. Jangan mepet.
Ini bisa jadi kesalahan paling fatal dalam mengurus proses sponsorship. Merayu sponsor untuk mendanai sebuah event tidaklah mudah. Terkadang kita harus melakukan riset sederhana untuk meyakinkan calon sponsor bahwa mendanai event kita sangat menguntungkan mereka. Kita harus siapkan hitung-hitungannya (jumlah pengunjung, efektifitas iklan, perbandingan dengan beriklan di tempat lain). Selain itu, kita juga tidak pernah tahu kepastian proposal kita akan disetujui. Jika tidak disetujui maka kita harus cari calon sponsor yang lain dan memulai proses pengajuan sponsor dari awal.
2. Siapkan proposal yang baik.
Berbicara tentang proposal pastinya berbicara tentang 2 hal: isi dan tampilan. Isi memang harus menjadi fokus utama. Pastikan konsep, susunan panitia dan dana yang dibutuhkan ditulis dengan jelas. Selain itu, kolom paket sponsorship juga sangat penting. Usahakan untuk menuliskan keuntungan yang diperoleh oleh sponsor beserta jumlahnya dengat detail (adlips, logo di banner/backdrop acara, dan keuntungan lain). Perihal tampilan juga tidak kalah penting. Anda bisa mengaplikasikan tema acara anda ke dalam proposal dengan kreatif. Semisal, acara pagelaran budaya Jawa. Anda bisa mencetak proposal dengan siluet gunungan atau mungkin tokoh punakawan.
3. Siapkan data email dan nomor telepon calon sponsor.
Sambil menyiapkan proposal untuk sponsor kita bisa gunakan waktu untuk mulai mencarialamat email dan nomor telepon calon sponsor. Buat daftar sponsor dan urutkan dari yang kita anggap paling prospektif dengan kemungkinan dana paling besar.
4. Cari calon sponsor yang sejalan dengan tema.
Kesesuaian tema acara dengan program sponsornya dapat meningkatkan kemungkinan proposal kita disetujui. Beruntung sekali jika kita bisa menemukan sponsor yang pas dengan tema kita, namun tidak jarang kita harus menyesuaikan tema dengan sponsornya.5. Hati-hati bicara.Kita tidak pernah tahu seperti apa orang dari pihak sponsor yang kita hubungi. Oleh karena itu selalu gunakan bahasa yang sopan dan baku. Jika akan mengirim email atau pesan singkat, coba dibaca kembali sebelum dikirim.
6. Selalu siap untuk presentasi dan bernegoisasi.
Walaupun kita sudah memberikan proposal yang baik dan jelas, tidak jarang mereka meminta kita untuk mempresentasikan proposal kita. Maka dari itu alat presentasi harus selalu siap. Selain itu, terkadang sponsor tidak hanya menerima proposal dan memilih paket sponsor. Dalam beberapa kesempatan mereka mungkin saja menawarkan kerja sama diluar ketentuan paket sponsor.
7. Jangan terpaku pada uang.
Uang memang komponen yang penting dalam melaksanakan sebuah event. Namun kita jangan sampai membatasi sponsor untuk hanya memberi uang. Beberapa sponsor kadang memilih untuk mengambil alih biaya dari beberapa hal yang dibutuhkan di acara, seperti hadiah, percetakan, konsumsi pengunjung/peserta, dsb. Hal seperti ini sama menguntungkannya dengan uang. Beban dana untuk event-pun akan berkurang.
Sekian tips-tips mengumpulkan dana lewat sponsorship. Selamat ber-event! :D