Kelancaran sebuah event bisa dijadikan salah satu indikasi sukses atau tidaknya sebuah event. Menyelenggarakan sebuah event bukan perkara yang mudah, terutama bagi yang belum berpengalaman. Begitu banyak elemen yang harus diperhatikan dan semuanya membutuhkan kecermatan serta keakuratan. Kini, “ribetnya” perencanaan dan pelaksanaan event bukan hal yang menakutkan bagi para brand.Karena, saat ini event organizer (EO) semakin marak bermunculan, yang masing-masing berusaha mengedepankan keunggulan yang mereka miliki. Salah satunya adalah GamaComm, yang menjadi anak perusahaan dari PT Gama Linggatama. Ingin tahu kelebihan apa yang dimiliki oleh GamaComm? Simak di sini perbincangan singkat kami dengan Rahmad Haryoko, selaku Direktur Utama dan Lilik Setyorini selaku Direktur GamaComm.
Sejak kapan GamaComm terbentuk dan apa yang melatar belakanginya?Divisi EO GamaComm dibentuk pada tahun 2005 setelah sebelumnya selama 13 tahun kami murni bergerak di bidang advertising. Di tengah industri media yang makin kompetitif dan cenderung semakin tidak sehat, maka akhirnya kami memutuskan untuk mendirikan Divisi GamaComm. Selain itu, tren menunjukkan komunikasi yang mulai bergeser ke arah komunikasi dua arah (dialog). Kecenderungan tersebut ternyata mampu membuat hubungan antara konsumen dengan brand semakin kuat karena adanya engagement dan experience. Oleh karena itu, kami pun yakin jika event atau activation akan memiliki prospek yang baik ke depannya.
Klien pertama yang menggunakan jasa GamaComm?Klien pertama kami adalah PT Telekomunikasi Indonesia Tbk., selaku sponsor tunggal event Secretary Gathering yang kami gelar di Century Hotel. Event pertama kami yang mengambil tema "Boss from Mars, Secretary from Venus" tersebut terbilang sukses, karena tiket acara terjual habis. Tak ayal, klien pun merasa puas dan memperpanjang kerja sama dalam bentuk event yang lain, mulai dari seminar hingga pameran besar tahunan mereka yang selalu dipercayakan kepada tim GamaComm sebagai EO.
Jenis event apa saja yang GamaComm dapat tangani?Awalnya kami ingin membuat spesifikasi event apa yang akan kami layani, semisal terbatas pada seminar atau pameran saja. Namun ternyata permintaan klien semakin lama semakin beragam. Oleh karena itu, kami semakin mengasah diri dan berusaha “cakap” dalam semua jenis event.
Setiap permintaan yang datang kami layani dan garap sematang mungkin, sehingga apa yang menjadi objective event dapat tercapai dan klien pun merasa puas. Kami berusaha untuk selalu membuat perencanaan sedetail mungkin. Termasuk hal yang dianggap “perintilan.” Karena apapun yang terkait dengan persiapan akan berpengaruh pada eksekusi.
Adakah suka dan duka selama menjalani bisnis ini?Tentu selama kami menjalani bisnis ini banyak mengalami suka dan duka. Sukanya adalah di saat event berjalan dengan lancar dan klien merasa puas dengan pelaksanaan event mereka. Rasa lelah setelah berhari-hari bahkan berminggu-minggu mempersiapkan event menjadi hilang.
Pengalaman duka di antaranya ketika konsep event yang telah kami ajukan dalam proses pitching digunakan oleh pihak klien sementara kami dinyatakan kalah pitching. Juga masalah keterlambatan pelunasan pembayaran dari klien yang dapat mengganggu cash flow dan kegiatan operasional perusahaan.
Event yang ada saat ini semakin unik dan beragam. Event paling unik apa yang pernah GamaComm tangani sebagai EO?Setiap event menurut kami memiliki chalenge untuk dimenangkan, Salah satu event kami yang unik adalah Smartfren Gratis 100 Andromax. Di event ini selain kami harus merancang beberapa aktivitas game yang memanfaatkan media sosial twitter dan games yang berhubungan dengan brand yaitu Smartften sebagai provider selular.
Selain itu keamanan pada saat event juga kami pikirkan sehingga aktivitas pembagian Andromax berlangsung dengan fun tapi tetap terjaga keamanannya. Success key acara ini salah satunya adalah integrasi dan pemanfaatan social media, Twitter, untuk digital aktifitas mulai pendaftaran lomba games dan aktivitas lomba di hari H hingga testimoni pemenang.
Bagaimana mengatasi perencanaan waktu produksi sebuah event?Minimal kami meminta jangka waktu persiapan yang cukup kepada klien untuk memastikan persiapan yang kami buat dapat terencana dengan matang. Setiap SDM yang kami miliki harus menyiapkan timeline kerja dengan baik dan dibutuhkan komitmen yang tinggi antara seluruh pekerja event yang terkait untuk bekerja sesuai timeline.Agar persiapan kita pada pra event tidak terbuang sia-sia pada saat eksekusi, sebagai EO kita juga harus memilih vendor dengan secermat mungkin. Jangan memilih vendor berdasarkan “harga miring” yang mereka tawarkan semata. Periksa baik-baik track record mereka, karena apabila acara tidak berjalan lancar atau gagal dan deadline produksi tidak terkejar, maka EO lah yang akan bertanggung jawab secara keseluruhan.
SDM juga menjadi penentu keberhasilan sebuah event, bagaimana GamaComm menyikapi hal tersebut?Sistem yang kami lakukan untuk melatih SDM yang ada adalah dengan deep sharing. Kami sering melakukan evaluasi terhadap hal-hal baik positif maupun negatif yang terjadi pada event yang diselenggarakan oleh EO lain. Oleh karena itu, kami selalu mencari antisipasi dari segala kejadian yang menimpa. Karena risiko di lapangan sangatlah banyak, maka kami selalu dituntut untuk bekerja lebih detail dan hati hati.
Menurut GamaComm bagaimana prospek bisnis EO ke depannya?Bisnis EO tampaknya masih bagus untuk jangka waktu yang cukup panjang mengingat campaign melalui media konvensional kini semakin tidak efektif dan efisien. Activation dipilih karena dapat menciptakan bonding yang kuat antara konsumen dan brand. Oleh karena itu, pada sebuah event arus komunikasi yang terjadi haruslah bersifat dialog, bukan monolog seperti yang terjadi pada media-media konvensional.
Bidang lain apakah yang GamaComm perhatikan sebagai sarana penunjang event?Pertumbuhan media sosial di Indonesia sudah sangat signifikan, inilah yang harus kita manfaatkan. Media sosial akan memberi dampak pembangunan opini sebagai media kampanye yang kuat. Event yang baik adalah event yang di share oleh audience-nya and social media is the best medium for that purpose.
Aspek penting apa saja yang GamaComm perhatikan dalam membangun sebuah event?Aspek terpenting dari kami adalah:A. GamaComm is part of Integrated Communication Campaign dari setiap brand yang kami buat. Kami selalu melihat secara holistic solusi yang kami berikan adalah bagian dari solusi yang telah tertuang dalam brand positioning klien kami.B. Setiap event yang kami develop selalu kami rancang dalam tiga tahap: pre-during-post. Oleh karena itu, sangat penting bagi klien untuk dapat mengetahui secara menyeluruh efektivitas dari event yang mereka buat.
Aspek apa saja yang harus diperhatikan EO untuk mensukseskan bisnis ini?Ada empat aspek penting yang harus selalu diperhatikan dalam hal ini, yaitu:
Pengalaman. Karena semua tidak ada di buku pelajaran, maka semua adalah soal jam terbang.
Kreativitas. Persaingan mengenai event-event besar semakin banyak dan mirip. Dan menjadi tugas EO lah untuk membuat event tersebut menjadi lebih berbeda.
Measurement. Tiap-tiap event harus dibuat key performance indicator (KPI) nya. Agar event tersebut dapat diukur baik quality maupun quantity nya.
Commitment. Banyak hal yang tak terduga bisa terjadi di lapangan. Dibutuhkan sebuah komitmen tinggi untuk bisa sesuai antara talk dengan action.
PT. Gama Linggatama
Ruko The Archade Permata Hijau,
Jln. Raya Pos Pengumben Jakarta Barat
No Telpon: 021 5300957