Di balik suksesnya sebuah acara, ada Event Organizer (EO) yang mumpuni. Karena sebuah event membutuhkan perencanaan yang matang dan mendetail, yang hanya bisa dilakukan oleh pekerja-pekerja event terlatih yang terus-menerus mengasah kemampuannya. Salah satu EO yang namanya sudah diakui rekam jejaknya di kalangan penyelenggara event adalah PT Tiga Production, atau yang akrab disebut dengan 3pro. Dan Seputar Event beruntung, karena berkesempatan untuk berbincang dengan salah satu penggawa yang berada di balik kesuksesan 3Pro, Krisnanto Sutrisman. Sejak kapan terjun ke bisnis Event Organizer? 3Pro berdiri sejak tahun 2003 di Makassar dan saat itu masih dijalankan oleh Ibu Icha Zaldy Lili serta rekan-rekan saya lainnya di sana. Saya sendiri bergabung dengan 3Pro di tahun 2007 lalu akhirnya sepakat untuk bekerja sama dan mengelola 3Pro di Jakarta. Alasan saya terjun ke bisnis ini sekitar 25 tahun lalu, sebenarnya karena “kepepet”. Awalnya saya hanya orang lapangan yang diajari cara bekerja sebagai field crew yang menangani teknis produksi event, membangun panggung, mengoperasikan follow spot. Saya juga masuk ke dalam tim yang menjaga proses persiapan event, menjadi stage crew, event runner sampai mengangani wardrobe dan sebagainya hingga akhirnya kemudian berkesempatan bekerja di tim off-air sebuah Radio Remaja terbaik. Dari ilmu teknis dan operasional akhirnya bertambah dengan ilmu komunikasi. “Cinta” adalah kata terbaik untuk menggambarkan bagaimana perasaan saya terhadap dunia event. Berapa jumlah personel yang dimiliki 3Pro? Dan apa yang menjadi pembeda personel dan skill apa saja yang mereka miliki? Awal dibuat pada tahun 2003 di Makassar 3Pro hanya terdiri dari tiga personel. Namun dulu 3Pro Makassar lebih sering menjadi promotor dibanding menyelenggarakan event pesanan. Saat ini, secara keseluruhan 3Pro memiliki 20 personel, 11 personel di Jakarta dan sembilan personel di Makassar. Namun tentunya mereka sudah memiliki banyak pengalaman dan ditempatkan sesuai keahliannya masing-masing, misalnya kami memiliki Event Manager yang mengelola pesanan event yang masuk, Production Manager yang memiliki pengalaman cukup, dan kami juga memiliki seorang creative designer untuk 3D dan 2D. Dari personel yang terbatas tersebut kami merancang event dari nol, mulai membuat konsep, membangun mekanisme operasional event, hingga akhirnya mengimplementasikan konsep yang sudah kami rancang sesuai pesanan klien. Bagaimana membangun komunikasi yang baik dengan klien? Sebenarnya sederhana. Kami cukup berteman saja dengan mereka. Kami senantiasa menempatkan diri kami sebagai partner sebagai tempat berdiskusi, ngobrol, ataupun sharing tentang bermacam hal, tak terbatas pada sesuatu yang berbau event semata. Namun begitu menyangkut sebuah event, kita harus menunjukkan profesionalisme yang total dalam bekerja. Misalnya saja kami kerap memberikan saran dan masukan kepada klien agar saling mengerti kesulitan yang terjadi di lapangan namun tidak mengorbankan esensi dari konsep awal. Apabila ada sesuatu yang memang sulit dilaksanakan, sebaiknya kita harus mengkomunikasikan ke klien. Menjaga partnership dan menghindar dari “kacungship.” Apa kelebihan 3 Pro dibanding kompetitor yang ada ? Karena bisnis EO sendiri merupakan bisnis jasa, maka kami selalu berusaha memberikan service terbaik kepada klien-klien kami. Seperti layaknya kita membuka hotel, saya akan tempatkan orang dengan senyum terlebar sebagai doorman. Buat saya memunculkan kelebihan itu harus menggali yang paling dasar dulu, katakan lah menyerap semua brief sampai memunculkan passion terhadap event yang akan dijalankan. Semua ini berdasar kepada kemampuan bersimulasi menghadirkan “imaginer crowds” dan merasakan “imaginer emotion.” Kata orang berkhayal itu jelek, kami bisa buktikan bahwa berkhayal itu membuat kami hidup. Ya, saya selalu membela diri dengan moto “You say I Dream Too Big, and I Say you Think to Small.” Pengembangan konsep yang kami bangun harus mengalir dalam diskusi brainstorming yang berkualitas, menghadirkan banyak referensi, dan tentunya mempelajari juga event competitor. Adakah spesialisasi event yang 3Pro laksanakan? Untuk 3Pro Jakarta saat ini kami hanya menyelenggarakan event berdasarkan pesanan klien. Namun 3Pro Makasar selain menjadi EO juga menjadi promotor karena kami juga memiliki divisi promotor. Selain mengelola special event, 3Pro Jakarta sudah empat tahun ini berkutat dengan Mobile Direct Selling, yang mana kami menyediakan jasa penjualan produk dengan SPG terlatih dalam skala nasional. Siapa klien terbesar yang pernah ditangani oleh 3Pro? Klien besar 3Pro yang pernah ditangani di antaranya Telkomsel, BAT, Coca-cola, BNI, BRI dan lain sebagainya. Sedangkan event yang kami anggap menjadi salah satu prestasi besar kami adalah event Piala Coca-cola tahun 2009, Pengundian Telkomsel Poin di empat kota besar, Mobile Direct Selling Nasional BAT selama hampir empat tahun, Femme Female Exhibition yang diadakan setiap tahun dan tahun 2015 ini merupakan penyelenggaraan yang ke-10.
Kesuksesan sebuah event diukur dari berbagai hal yang mengacu kepada objective nya, apakah tujuan mendatangkan audience sebanyak-banyak nya? Apabila itu terjadi maka sukses lah event tersebut. Sebagian event akan dikatakan sukses apabila menjadi berita headline misalnya, atau sukses karena pengelolaan nya, dan seterusnya. Buat kami event besar atau event kecil sama saja, yaitu perlu disyukuri dan dipertanggung jawabkan dengan bekerja secara profesional. Ujung nya klien tersenyum puas dan kami mendapatkan prestasi. Berbicara mengenai penyelenggaran sebuah event, bagaimana 3Pro membuat perencanaan dan persiapan sebelum dilaksanakannya sebuah event? Bagaimana tantangan tersebut diatasi?
Tingkat kesulitan dalam mengurus event bermacam-macam karena EO sendiri bisa disebut seperti seorang penjahit, yang harus menyesuaikan ukuran dan selera dari klien kita. Time, Tools dan Audience menjadi tolok ukur kami untuk membangun mekanisme event yang tepat, mekanisme yang sudah baik dan disepakati oleh klien akan menjadi Juklak Event. Juklak Event atau biasa di sebut Production Pack ini kami filling dan terus menjadi bahan belajar kami untuk pengembangan event-event selanjutnya. Jika saya ditempatkan sebagai klien, bagaimana saran yang diberikan dalam memilih sebuah EO? Hal pertama yang harus menjadi pertimbangan adalah experience. Kondisi di lapangan berbeda antara satu event dengan lainnya. Oleh karena itu, pastikan kita memilih EO yang kaya akan pengalaman, terutama yang sudah pernah mengerjakan event serupa dengan yang akan kita buat. Yang kedua adalah kekuatan finansial. Karena belakangan ini sistem pembayaran EO adalah setelah event terlaksana, untuk itu perlu kekuatan finansial yang kuat. Bank menjadi penyokong kami dalam berusaha sehingga kami mampu melaksanakan pekerjaan dengan baik dan nyaman. Pada saat banyak event berjalan kami juga mengajak beberapa rekan investor untuk ikut menyokong kami. Yang terakhir adalah jaringan, misalnya link ke teman-teman vendor dan EO lokal. Karena misalnya ketika ada permintaan penyelenggaraan Event Roadshow 50 kota, bukan berarti saya harus memiliki 50 kantor di kota tersebut. Disitu peran jaringan dengan teman-teman EO lokal sangat dibutuhkan. Nah disitu saat di mana komunitas Backstagers terasa manfaat nya. Kekuatan jaringan! Apa saja tantangan dalam hal Brand Activation dan cara menghadapinya? Sekarang kan jumlah EO banyak dan event yang dibawakan juga semakin kreatif. Kita harus memantau perkembangan yang terjadi dan tidak boleh hanya memantau yang terjadi di Indonesia saja tapi juga di luar sana. Komparasi terus menerus, dan melihat dari sudut berbeda untuk berkreasi. Kalo si “A” mau gelar activation, kita lihat si “B” sebagai kompetitor nya sedang melakukan apa, dari situ kita bisa melakukan Different Ways, Looks and feels. Event dan Activation menjadi salah satu implementasi rencana strategi pemasaran sebuah brand dan sudah banyak brand yang menang di market karena event nya yang luar biasa. Bagaimana pandangan Mas Anto, bahwa saat ini varian produk dan jasa semakin beragam, sekaligus semakin spesifik, sementara EO juga semakin menjamur. Apakah ini peluang atau hambatan? Tergantung kita menempatkan diri dimana. Bagi saya pribadi yang merasa tak pernah kekurangan kreativitas menurut saya persaingan itu adalah hal biasa. Kadang kita kalah, kadang kita menang. Banyak orang yang berpendapat kalau EO semakin banyak maka kesempatan semakin sempit. Namun sebenarnya tidak begitu, karena dewasa ini frekuensi event yang diselenggarakan juga semakin banyak pula. Apa kiat 3pro dalam bersiap menghadapi Masyarakat Ekonomi Asean? Kita orang Indonesia, sudah selayaknya yang paling tahu tentang masyarakat Indonesia, karena Brand Activation itu sendiri adalah proses bagaimana memancing masyarakat kita untuk tahu, kenal, dekat dan setia kepada brand yang kita tangani, dan itu tidak akan terjadi apabila brand tidak berhasil berdialog dengan masyarakat. Dialog dalam “bahasa” masyarakat Indonesia. Tidak mungkin industri kreatif event atau activation di Indonesia dikuasai asing, saya tidak anti asing, dan terbuka untuk bekerjasama dengan perusahaan asing, yang tidak curang. Tadi Seputar Event sempat mendengar kata Backstagers. Sebenarnya apakah Backstagers itu dan apa alasan dibuatnya komunitas Backstagers?
“No networking is not working.” Kira-kira begitulah kutipan yang akhir-akhir ini kita sering temukan dalam dunia kerja. Selain memiliki kemampuan dan kesiapan dalam dunia kerja, memiliki jaringan yang luas juga menjadi hal yang sangat vital. Hal ini berlaku pula dalam pengelolaan sebuah event. Tentu para pelaku bisnis event organizer paham betul akan komponen tersebut. Oleh karena itulah, sudah hampir dua tahun komunitas Backstagers Indonesia terbentuk. Backstagers Indonesia adalah komunitas para pelaku bisnis event organizer mulai dari EO, vendor sampai management talent yang berkumpul dan berbagi pengalaman dalam satu wadah. Jika para penonton riuh dan bertepuk tangan setelah acara yang diselenggarakan selesai maka tak ada salahnya untuk menengok ke balik kesuksesan yang terjadi. Yah, di situlah para Backstagers Indonesia berdiri! Backstagers Indonesia yang kebetulan saya menjadi founder nya, juga di bentuk oleh para pelaku event lain nya seperti Awil dari Trastas, Emon dari Xtro, Anti dari Flashcomm, Ongky dari Visicomm, Bayu dari Bypro, Faisal dari mahakarya, Andre dari Creative Action, Lingga Purwa Adjie, Toni dari TSA dan lain-lain. Backstagers Indonesia pada dasarnya merupakan wadah komunikasi dan berbagi informasi antara pelaku bisnis event. Misalnya kita bisa sharing mengenai tren sebuah event atau teknologi-teknologi yang digunakan di luar sana. Kita juga bisa sharing informasi vendor baru atau artis baru di suatu daerah. Informasi yang didapatkan, dibagikan dan digunakan untuk kepentingan bersama. Sejak kapan Backstagers dibuat dan bagaimana perkembangannya dewasa in? Tahun 2015 sudah memasuki tahun kedua dan kami sudah dua kali mengadakan kumpul besar. Ada banyak EO, vendor, dan pelaku bisnis event yang berkumpul di sini. Sebagai pelaku event kami sangat kesulitan untuk berkumpul karena kesibukan yang amat sangat, mengingat pekerjaan kami tidak mengenal jam dan hari kerja. Kalau suatu saat Backstagers Indonesia menjadi besar, itu karena kita sadar untuk memulai nya dengan berkumpul terlebih dahulu, baru berbicara dan bergerak. Jadi, lebih sering berkumpul dan berdialog akan memunculkan gerakan besar.
Apa yang diharapkan dari terbentuknya komunitas ini? Selain berbagi informasi dan pengalaman, kami juga menerapkan moto Edushare & Ethics, implementasi dari moto kami tersebut bisa dalam bentuk tutorial, workshop, dan sharing kepada generasi muda yang memiliki minat pada bidang yang kami geluti, bisa jadi bidang ini jalan keluar dalam kesulitan mencari pekerjaan nantinya. Untuk moto Ethics, di dalam komunitas kami bersepakat untuk saling menghargai karena di antara kami sangat mungkin bertemu dalam satu tender event yang sama, atau bahkan bekerjasama dalam sebuah event. Etika yang baik dalam bekerjasama perlu dibangun semata-mata untuk kemajuan bersama. Apakah ada rencana besar yang akan dilakukan bersama? Kita akan ada re-group ketiga yang inshaAllah akan dilaksanakan di akhir tahun 2015. Namun saya ingin di re-group berikutnya selain ada manfaat antara anggota kita juga memberi manfaat yang nyata ke masyarakat misalnya dengan mengadakan Integrated Event Workshop gratis untuk adik-adik Mahasiswa yang dilanjutkan dengan gathering anak EO. Sejauh mana lingkup keanggotaan Backstagers Indonesia saat ini? Dan bagaimana cakupan ke depannya? Sudah banyak teman-teman EO & vendor lokal yang tergabung disini dan hal ini sangat penting untuk keperluan jaringan. Anggota kami berasal hampir dari seluruh provinsi dan yang terjauh adalah dari Ambon dan Papua. Secara keseluruhan Backstagers Indonesia memiliki 200 anggota, baik mengatasnamakan pribadi maupun perusahaan. Jakarta PT. Tiga Production Jl. Dwijaya Raya no. 3G Radio Dalam, Jakarta Selatan Telp : 021-7395950, 021-7395989 Contact person: Krisnanto (Anto) 081318007651, Riqsa Novawardhana 085659590995, Victor Nainggolan 08111811272 Makassar PT. Tiga Production Jl. Andi Mappanyuki no. 133E Makassar 90000 Contact person: Icha 0811420333, Arbie 087883397888 Website: www.tigapro.com