Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan dan banyaknya pihak yang terlibat kadang menjadi “momok” tersendiri bagi siapapun yang hendak mempersiapkan event untuk pertama kalinya.
Bagi Anda para pemula, kali ini Seputar Event merangkum 8 langkah mudah mempersiapkan event agar event yang Anda selenggarakan tak hanya berjalan lancar namun juga membawa feed back yang positif.
1. Lakukan penelitian
Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan penelitian. Seperti apa target pengunjung yang Anda harapkan untuk datang ke event Anda, apakah tema event yang Anda usung diminati banyak orang, apakah bintang tamu yang Anda undang dapat menarik banyak pengunjung, dan lain sebagainya.
2. Menetapkan tujuan event
Penting bagi Anda untuk menetapkan tujuan dari event Anda. Apakah tujuan event Anda untuk menjual produk, , atau sekadar membangun jaringan? Apapun tujuan event Anda, pastikan Anda sudah menetapkan tujuan tersebut dari awal. Bagaimana cara menetapkan tujuan Anda? Anda dapat menggunakan langkah SMART (Specific) yang keterangan lebih lengkapnya dapat dibaca di http://topachievement.com/smart.html
3. Persiapkan tim yang mumpuni
Tema dan konsep yang matang tak akan dapat berjalan dengan lancar tanpa didukung tim yang solid dan berdedikasi. Persiapkan tim dengan anggota yang cakap, dan pastikan masing-masing personel paham akan tugas dan alur kerja nya masing-masing.
4. Pastikan promotools Anda menarik dan komunikatif
Promotools sebuah event yang menarik dan komunikatif dinilai penting karena melalui promotools lah para calon pengunjung bisa mendapatkan gambaran semenarik apa event yang akan Anda selenggarakan.
5. Kemas event dalam aktivitas yang semenarik mungkin
Bisa mendatangkan pengunjung ke event Anda merupakan satu hal, namun bisa mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang berbeda. Salah satu tugas Anda adalah menciptakan “memorable experiences” yang tak hanya dapat membuat para pengunjung betah di event Anda namun juga meninggalkan kesan mendalam. Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung adalah: bintang tamu dan susunan acara yang menarik, staf yang ramah, dan lain-lain.
6. Pre event marketing
Konsep event menarik takkan berarti apabila calon pengunjung tak mendapatkan informasi yang cukup mengenai event Anda. Oleh karena itu, persiapkan dengan matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event Anda dilaksanakan. Buat akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah dapat “menemukan” Anda merupakan salah satu contoh aktivitas event marketing yang dapat Anda lakukan.
7. Live marketing
Promosi dan marketing tak dilakukan sebatas pada sebelum event digelar saja. Pada saat event berlangsung pun, Anda disarankan untuk melakukan aktivitas promosi dan marketing atau juga yang disebut dengan . Mengapa? Karena strategi ini tak hanya akan membuat event Anda selalu segar di ingatan para pengunjung, namun juga dapat menjadi ajang promosi untuk event-event Anda selanjutnya dan yang pasti dapat membuat Anda dan para pengunjung menjadi terkoneksi.
8. Post event marketing
Saat event Anda telah selesai digelar, bukan berarti promosi dan marketing event Anda pun selesai. Melalui post event marketing, Anda dapat me- benak orang-orang akan event yang telah Anda gelar sekaligus membagikan keseruan yang telah terjadi pada event Anda pada masyarakat luas. Selain itu, pada kesempatan ini pula Anda dapat menginformasikan tentang event selenjutnya yang mungkin Anda gelar di kemudian hari.